Настоящите ОБЩИ УСЛОВИЯ ЗА УЧАСТИЕ в Шестнадесетото международно изложение за отбранителна техника и услуги „ХЕМУС 2024“ определят договорните отношения между ОРГАНИЗАТОРА и ИЗЛОЖИТЕЛИТЕ при и по повод предоставяне на изложбени площи, изграждане на щандове и бунгала и други услуги в рамките на провеждането на „ХEМУС 2024“. Общите условия се считат за приети с попълване на Заявка за участие – Формуляр 1 от ИЗЛОЖИТЕЛИТЕ. Отклонение от общите условия се договоря между ОРГАНИЗАТОРА и ИЗЛОЖИТЕЛЯ само в писмена форма.
I. ОРГАНИЗАЦИЯ1. Шестнадесетото международно изложение за отбранителна техника и услуги „ХЕМУС 2024“ се организира под патронажа на Министерството на отбраната и Министерството на икономиката, и под ръководството на Организационен комитет.
2. ОРГАНИЗАТОР на ИЗЛОЖEНИЕТО е ФОНДАЦИЯ „ХЕМУС-95“ – Пловдив, със седалище град Пловдив, 4000, бул. „Христо Ботев“ № 116, офис 6, Булстат 825351545, представлявана от контраадмирал (о. р.) Николай Иванов Николов, д-р, Председател на Управителния съвет.
Тел: 032/620 300
Email: chairman@hemusbg.org
Web: http://www.hemusbg.org
3. Основни партньори: „Международен панаир Пловдив“ АД и Сдружение „Българска отбранителна индустрия“.
4. „ХЕМУС 2024“ е с тематична насоченост „Отбрана, антитероризъм и сигурност“, като специален акцент е поставен на направленията кибернетична сигурност, гранична сигурност, стратегически комуникации, автономни системи за наблюдение, информация и реагиране, изкуствен интелект, наблюдение на социалните мрежи и анализ на информацията в тях, идентификация и управление на биометрични данни, борба с природни бедствия и аварии и защита на гражданското население, както и образователни продукти в предметната област.
5. Време и място на провеждане.
Шестнадесетото международно изложение за отбранителна техника и услуги „ХЕМУС 2024“ ще се проведе от 5 до 8 юни 2024г. на територията на „Международен панаир Пловдив“ АД, Пловдив.
При форс мажорни обстоятелства или други непредвидими или непредвидени или непредотвратими обстоятелства от извънреден характер, разпореждане на компетентните държавни органи или с оглед сигурността, ОРГАНИЗАТОРЪТ може да измени датите, продължителността и работното време, без да носи отговорност за вреди, настъпили в следствие на тези промени.
Изложителите се уведомяват за промяната на интернет страницата на организатора: httр://www.hemusbg.org или чрез съобщения на мейл, посочен от изложителя в заявката му. При отлагане, изменение на датите, промяна на продължителността и работното време или отмяна на изложението, съгласно т.5 изречение второ, ИЗЛОЖИТЕЛЯТ няма право на обезщетение, като подадените заявки и заплатените суми до промяната автоматично се отнасят новите дати на изложението.
Ако изложението прекъсне след като вече е открито, поради причини, независещи от ОРГАНИЗАТОРА и/или посочените по-горе причини в т.5, второ изречение, и/или непреодолима необходимост от затваряне или освобождаване на част или цялата изложбена площ временно или за по-дълъг период, ИЗЛОЖИТЕЛЯТ не може да анулира участието си или да търси обезщетение или възстановяване на заплатените суми.
II. ПРАВО НА УЧАСТИЕ И ПРАВО НА ДОСТЪП1. Право да участват в ИЗЛОЖEНИЕТО имат български и чуждестранни лица (физически и юридически), които осъществяват производствена и търговска дейност в съответствие с тематичната насоченост и тематичните направления, както и организации с нестопанска цел, ако са заявили участие и получили потвърждение, или са сключили специален договор за участие с ОРГАНИЗАТОРА.
2. Допускането до участие или осигуряване на достъп до ИЗЛОЖEНИЕТО на лица, които имат регистрирани офиси в ембаргови държави, определени като такива от ООН, Европейския съюз или властите в Р България, е предмет на решение, зависещо от основанията за налагане на ембаргото и по преценка на ОРГАНИЗАТОРА.
3. Изложители и подизложители
3.1. ИЗЛОЖИТЕЛЯТ е лице, което има право да участва в ИЗЛОЖЕНИЕТО и наема изложбена площ и/или услуги по реда на настоящите Общи условия. ИЗЛОЖИТЕЛЯТ заплаща регистрационна такса и има право на собствената си изложбена площ да привлече ПОДИЗЛОЖИТЕЛ, при условие, че ИЗЛОЖИТЕЛЯТ е основното задължено лице, солидарно с ПОДИЗЛОЖИТЕЛЯ за заплащане на задълженията, дължими и следващи от цялата наета площ и кореспондиращите с това заявени услуги. Вътрешните отношения между ИЗЛОЖИТЕЛЯ и ПОДИЗЛОЖИТЕЛЯ не могат да бъдат противопоставени на ОРГАНИЗАТОРА и да служат за основание за неплащане. ИЗЛОЖИТЕЛЯТ е отговорен за изпълнение на изискванията на ОРГАНИЗАТОРА за цялата територия на наетата площ, солидарно с ПОДИЗЛОЖИТЕЛЯ. ИЗЛОЖИТЕЛЯТ няма право да приютява ПОДИЗЛОЖИТЕЛ без да го е регистрирал по реда на настоящите Oбщи условия пред ОРГАНИЗАТОРА.
3.2. ПОДИЗЛОЖИТЕЛЯТ заплаща регистрационна такса и се ползва с всички права, произтичащи от заплащането й. ПОДИЗЛОЖИТЕЛЯТ не разполага със собствен щанд и пространство, като ползва това, предоставено му от ИЗЛОЖИТЕЛЯ, но е длъжен да спазва всички изисквания на ОРГАНИЗАТОРА. Задълженията на ПОДИЗЛОЖИТЕЛЯ за наем, строителна такса, услуги и т.н. се заплащат на ОРГАНИЗАТОРА от ИЗЛОЖИТЕЛЯ, като ПОДИЗЛОЖИТЕЛЯТ носи солидарна отговорност с ИЗЛОЖИТЕЛЯ по отношение на дължимото на ОРГАНИЗАТОРА.
4. Посетители.
Право на достъп до ИЗЛОЖЕНИЕТО през първия ден имат само официално поканените гости. Право на достъп до ИЗЛОЖЕНИЕТО за периода от втория ден до неговия край имат специалисти, търговци и представители на деловите среди с покани или предварителна онлайн регистрация. Посетители с входен билет се допускат само през последните 2 дни. От съображения за сигурност, лица под 16 години имат право на достъп до Изложбата с придружител, лице над 18 години, носещо отговорност за техните действия.
ОРГАНИЗАТОРЪТ си запазва правото да откаже или да прекрати достъпа до ИЗЛОЖЕНИЕТО на всяко лице без да изтъкне причини. Това се отнася също и за периода на монтаж и демонтаж.
5. Регистриране и потвърждаване на участието.
5.1. За участие в ИЗЛОЖЕНИЕТО, ИЗЛОЖИТЕЛЯТ сключва договор с ОРГАНИЗАТОРА по:
- Общите условия за участие чрез писмена заявка по образец (Формуляр1), която се разглежда само след заплащане на регистрационна такса.
- Специален договор.
5.2. Общите условия са задължителни за ИЗЛОЖИТЕЛЯ и ПОДИЗЛОЖИТЕЛЯ, освен когато не е предвидено друго в специален договор и се считат за приети с подаването на заявката за участие – Формуляр 1.
5.3. Заявката за участие (Формуляр 1) се попълва и подписва от законен представител или упълномощено лице на ИЗЛОЖИТЕЛЯ. Заявка, в която липсват необходимите данни или не е подписана, се счита за невалидна.
5.4. ИЗЛОЖИТЕЛЯТ е длъжен да регистрира присъствието на ПОДИЗЛОЖИТЕЛИ и надруги фирми на щанда си посредством формуляр за подизложител – Формуляр 1B.
5.5. Писменото потвърждение на Формуляр 1 от ОРГАНИЗАТОРА се счита за момента на сключване на договор по Общите условия за участие, след което ОРГАНИЗАТОРЪТ или упълномощено от него лице изпращат комплект формуляри за услуги, проформа-фактура за наем площ и план на изложбените площи. За писмено потвърждение се счита и издадена от ОРГАНИЗАТОРА проформа-фактура за такса регистрация и/или наем въз основа на подадената заявка за участие.
5.6. Крайният срок за подаване на заявки е 29.02.2024г.(препоръчителен)
5.7. ИЗЛОЖИТЕЛЯТ не може да пренаема или преотстъпва по какъвто и да е начин цялата или част от изложбената площ на трети лица без предварително писмено съгласие на ОРГАНИЗАТОРА.
6. Изложбени площи.
6.1. Разпределението на изложбените площи се извършва от ОРГАНИЗАТОРА и „Международен панаир Пловдив“ АД, като се вземат предвид техническите характеристики на проявата, браншовата принадлежност на посочените в заявката за участие експонати, размера на заявената изложбена площ и по реда на регистрирането на изложителите. 6.2. В отделни случаи в интерес на ИЗЛОЖЕНИЕТО, ОРГАНИЗАТОРЪТ може да променя местоположението, типа, размерите и квадратурата на изложбената площ дори при потвърдена заявка, като ИЗЛОЖИТЕЛЯТ няма право да анулира участието си или да търси обезщетение. ОРГАНИЗАТОРЪТ предоставя изложбени площи и услуги, като има предвид в максимална степен желанията на изложителите.
6.3. ОРГАНИЗАТОРЪТ има право:
- да променя заявената площ;
- да откаже излагането на експонати, несъответстващи на утвърдените тематични направления;
- да откаже участие без да е необходимо да мотивира действията си пред съответната страна и без да носи финансова отговорност за претърпени вреди.
III. ФИНАНСОВИ УСЛОВИЯ И СРОКОВЕ НА ПЛАЩАНЕ1. ИЗЛОЖИТЕЛЯТ заплаща участието си в ИЗЛОЖЕНИЕТО, съгласно тарифите, посочени във формулярите за участие, изграждане и услуги, на вноски както следва:
- регистрационна такса - в срок до 3 дни от изпращане на проформа-фактура. При неплатена регистрационна такса ОРГАНИЗАТОРЪТ не гарантира на ИЗЛОЖИТЕЛЯ запазване на заявената площ/щанд.
- наем на площ – в срок от 30 дни от датата на получаванена проформа-фактурата, но не по-късно от 30 дни преди откриване на ИЗЛОЖЕНИЕТО.
- изграждане на щандове и бунгала и други услуги – не по-късно от 10 дни преди откриване на ИЗЛОЖЕНИЕТО.
Допълнително поръчани услуги по време на ИЗЛОЖЕНИЕТО се заплащат в 5-дневен срок от издаване на проформа-фактурата.
2. Независимо от направените авансови или частични плащания, ОРГАНИЗАТОРЪТ, в случай на неплащане на цялата дължима сума в сроковете посочени по-горе, може да прекрати договора с ИЗЛОЖИТЕЛЯ и задържи всички платени вече суми като обезщетение за неизпълнението на Общите условия от ИЗЛОЖИТЕЛЯ. В този случай ОРГАНИЗАТОРЪТ има право да предостави същите площи на трети лица, без да дължи обезщетение на ИЗЛОЖИТЕЛЯ.
3. ИЗЛОЖИТЕЛЯТ заплаща вноските на ОРГАНИЗАТОРА по сметки, посочени в проформа-фактурите.
4. Всички основни и допълнителни услуги по заявките на изложителите към тези общи условия, ОРГАНИЗАТОРЪТ на изложението ще предоставя чрез дъщерното си дружество – „ХЕМУС КОНСУЛТ“ЕООД гр. Пловдив, за което с приемането на тези общи условия, ИЗЛОЖИТЕЛИТЕ дават изричното си съгласие, поради което всички проформа-фактури за тези услуги (регистрационна такса, наем площ/щанд, и др.п.) се издават от името и за сметка на дъщерното дружество на ОРГАНИЗАТОРА– „ХЕМУС КОНСУЛТ“ЕООД гр. Пловдив и съответно се заплащат по негова сметка. Дъщерното дружество ще изпълнява тези услуги в пълно съответствие с тези общи условия.
ОРГАНИЗАТОРЪТ, чрез посочения в проформа-фактурата титуляр на сметката („Хемус Консулт“ ЕООД), издава фактура в 3-дневен срок от получаване на сумата.
Дължимите суми за строителна такса и заверка на проект в случаите по т.5.2: т. 5.2.1. и 5.2.2, от раздел V, се фактурират и заплащат директно на Международен панаир Пловдив АД по посочената във фактурите банкови сметки съгласно условията на договор за изграждане на изложбени конструкции.
5. Изложбените площи и изградените щандове и/или бунгала се предоставят на изложителите само след предварително заплащане. Задължението за плащане на ИЗЛОЖИТЕЛЯ се счита за изпълнено в деня на получаване на дължимата сума по сметката посочена в т.4 по-горе от този раздел III.
6. Комисионите по банковите преводи са за сметка на ИЗЛОЖИТЕЛЯ.
7. За всеки просрочен ден на плащане след сроковете от р. III. т.1 се начислява законната лихва.
8. ОРГАНИЗАТОРЪТ има право да задържи експонати и други материали на ИЗЛОЖИТЕЛЯ до пълно уреждане на плащането.
9. След уреждане на финансовите си задължения ИЗЛОЖИТЕЛЯТ получава „Разрешение за напускане“, което му позволява да напусне изложбените площи.
10. На ИЗЛОЖИТЕЛИТЕ се предоставят следните отстъпки:
- при ранна регистрация за участие до 22.12.2023г.включително и заплащане на минимум 50% от наемната цена и заявените услуги в рамките на същия период, ИЗЛОЖИТЕЛЯТ получава 5% отстъпка от платената стойност с изключение на таксата за регистрация.
- при заявяване на открита изложбена площ за разполагане на експонати до удвоения размер на наетата покрита изложбена площ, ИЗЛОЖИТЕЛЯТ получава 80% отстъпка от наемната цена за открита площ.
- при заявяване на открита площ от 21 кв.м. до 100 кв.м. включително ИЗЛОЖИТЕЛЯТ получава 25% отстъпка от наемната цена за открита площ.
- при заявяване на открита площ над 100 кв.м. ИЗЛОЖИТЕЛЯТ получава 30% отстъпка от наемната цена за открита площ.
11. Регистрационна такса.
С плащането на регистрационна такса за ИЗЛОЖИТЕЛЯ и ПОДИЗЛОЖИТЕЛЯ се поражда право на следните услуги:
- безплатни входни карти за лица, работещи на щандовете. Входната карта е индивидуална и не може да бъде предоставяна на друго лице;
- 20 бр. покани за посещение на ИЗЛОЖЕНИЕТО, които не важат за официалнитепрояви, организирани за изложителите, както и възможност за предварителна онлайн регистрация на посетители, които ИЗЛОЖИТЕЛЯТ желае да покани на щанда си;
- покани за официалните прояви, организирани за изложителите както следва:
= 2 бр. при наета изложбена площ до 50 кв. м.
= 4 бр. при наета изложбена площ от 50 до 100 кв. м.
= 6 бр. при наета изложбена площ от 100 до 200 кв. м.
= 8 бр. при наета изложбена площ над 200 кв. м.
- публикуване на информация за ИЗЛОЖИТЕЛЯ и ПОДИЗЛОЖИТЕЛЯ в книжния и онлайн каталог на изложениeто така, както е посочено в настоящите Общи условия. Независимо от причините за прекратяване на договора или отказ за участие на ИЗЛОЖИТЕЛ, ОРГАНИЗАТОРЪТ не дължи връщане на регистрационната такса.
IV. ОТКАЗ ИЛИ ПРЕКРАТЯВАНЕ НА ДОГОВОРА1. Отказ от участие или прекратяване на договора от страна на ОРГАНИЗАТОРА.
1.1. ОРГАНИЗАТОРЪТ, съобразно собствена преценка, може да откаже да потвърди заявка за участие на ИЗЛОЖИТЕЛ и да откаже да го допусне до ИЗЛОЖЕНИЕТО, без да е необходимо да представя аргументи за това и без да носи отговорност за вреди.
1.2. ОРГАНИЗАТОРЪТ може да прекрати незабавно договора с ИЗЛОЖИТЕЛ, след като вече е потвърдена заявката за участие в ИЗЛОЖЕНИЕТО, ако е узнал нови данни или обстоятелства, които ако е знаел от самото начало, биха послужили за отказ да се потвърди заявката за участие. В този случай ОРГАНИЗАТОРЪТ прекратява договорните отношения с ИЗЛОЖИТЕЛЯ посредством писмено известие, изпратено до насрещната страна.
1.3. ОРГАНИЗАТОРЪТ може да прекрати договора с ИЗЛОЖИТЕЛ, в случай на неизпълнение на Общите условия от страна на ИЗЛОЖИТЕЛЯ.
1.4. ОРГАНИЗАТОРЪТ има право да задържи платени суми, да приспадне или да претендира такива, дължими към датата на прекратяване на договора, когато това е станало по вина на ИЗЛОЖИТЕЛЯ.
2. Отказ от участие или прекратяване на договора от страна на ИЗЛОЖИТЕЛЯ.
2.1. ИЗЛОЖИТЕЛЯТ може да поиска прекратяване изцяло или частично на договора с писмено искане, отправено до ОРГАНИЗАТОРА и потвърдено от него, при наличие на достатъчно основателна причина, за която следва да представи съответните доказателства.
2.2. При прекратяване на договора ИЗЛОЖИТЕЛЯТ дължи следните неустойки:
- 20% от стойността на договора при прекратяване направено до 31.01.2024 г.
- 35% от стойността на договора при прекратяване направено от 01.02.2024 г. до 01.03.2024 г.
След 01.03.2024г. както и в случаите, когато заявката за участие – Формуляр 1 на ИЗЛОЖИТЕЛЯ е приета по изключение извън крайния срок за подаване на заявки, същият заплаща неустойка в размер на 50% от стойността на наема на потвърдената заявка и пълно заплащане на направените до момента на прекратяване на договора разходи по осигуряване на изложбени услуги.
2.3. ОРГАНИЗАТОРЪТ може да иска обезщетение и за по-големи вреди.
V. ТЕХНИЧЕСКИ И СПЕЦИАЛНИ УСЛОВИЯ1. Експонати.
1.1. ИЗЛОЖИТЕЛИТЕ трябва да изпратят на ОРГАНИЗАТОРA в посочения във Формуляр 2 срок, списък и общотехническа информация за излаганите експонати, необходими за издаване на разрешение за участие от Организационния комитет. Неспазването на това изискване може да доведе до отказ за участие в Изложбата.
1.2. Чуждестранните ИЗЛОЖИТЕЛИ трябва да имат разрешение за участие в изложения или разрешение за временен внос на стоки, издадено от Междуведомствената комисия за експортен контрол и неразпространение на оръжия за масово унищожаване.
1.3. Не се разрешава внасянето и излагането на територията на ИЗЛОЖЕНИЕТО на експлозиви и лесно запалими вещества.
1.4. За определени категории експонати ИЗЛОЖИТЕЛИТЕ се задължават да декларират, че същите са дезактивирани и/или са безвредни, за да могат да бъдат изложени. Не е разрешено излагането на радиоактивни материали, застрашаващи здравето на хората.
1.5. ИЗЛОЖИТЕЛИТЕ се задължават да пазят на сигурно място малките и ценни изделия, които могат да бъдат повредени или е възможно да бъдат изнесени извън територията на ИЗЛОЖЕНИЕТО. ОРГАНИЗАТОРЪТ не поема отговорността за загуби и щети, нанесени на горните предмети, както и на лични вещи на ИЗЛОЖИТЕЛИТЕ или техния персонал.
1.6. Експонатите се транспортират за сметка на ИЗЛОЖИТЕЛЯ. Те могат да бъдат доставени на изложбената площ не по-рано от 3 дни преди откриването на ИЗЛОЖЕНИЕТО, ако обстоятелствата не налагат друг срок и да бъдат изложени на наетата площ, като се спазват специалните инструкции, упоменати в Общите условия за участие. В изключителни случай, ако се налага експонатите да бъдат доставени по-рано от 3 дни преди откриването на изложението, за съхранение и охрана на своите експонати, ИЗЛОЖИТЕЛИТЕ следва да сключат допълнителни договори с избраното от ОРГАНИЗАТОРА дружество за охрана, или друго такова и Международен Панаир Пловдив АД.
1.7. По всяко време на изложбата ОРГАНИЗАТОРЪТ има право да проверява дали изложените продукти отговарят на изискванията посочени в настоящите общи условия, както и на изисквания за безопасност съобразно българското законодателство.
2. Работно време на ИЗЛОЖЕНИЕТО.
2.1. След официалното откриване, ИЗЛОЖЕНИЕТО е отворено за специалисти с покани всекиден от 10.00 до 17.00 ч., а в последния ден до 15.00 ч. За ИЗЛОЖИТЕЛИТЕ и обслужващия персонал ИЗЛОЖЕНИЕТО е отворена от 9.00 до 18.00 часа.
2.2. Извън посоченото работно време, външни лица на територията на „Международенпанаир Пловдив“ АД не се допускат.
3. Монтаж и демонтаж.
3.1. Монтаж на щандове – от 13 май до 01 юни 2024г.; 24 май – официален празник (работен ден за изложението);
3.2. Разполагане на експонати - от 02 до 04 юни 2024г.;
3.3. Демонтаж на щандове - от 16.00 до 20.00 ч. на 8 юни 2024г. и от 9 до 18 юни 2024г.;
3.4. Работното време на монтажа и демонтажа е от 8.00 до 17.00 часа. Работното време за разполагане на експонати е от 8.00 до 21:30 часа. По изключение, ОРГАНИЗАТОРЪТ може да разреши удължаване на сроковете срещу заплащане, съгласно Формуляр. 4.
4. Наем площ.
4.1. ОРГАНИЗАТОРЪТ предоставя нето покрита и/или открита изложбена площ на територията на „Международен панаир Пловдив“ АД. Всеки започнат квадратен метър се счита за 1 кв.м. В рамките на предоставената площ може да има конструктивни елементи на палатата, които не се начисляват в количеството на тази площ.
4.2. Ако конструкцията на щанда е на два етажа, за втория етаж се заплаща наем площ в размер на 60% от наема на площта за първия етаж.
4.3. Минималната изложбена площ, която може да бъде наета, е:
- линейна – 6 кв.м.
- ъглова (двустранно отворена) – 15 кв.м.
- тристранно отворена – 24 кв.м.
- четиристранно отворена – 60 кв.м.
4.4. Наемането на площта се отнася за период от 20 календарни дни преди откриването, по време на провеждането и 10 дни след закриването на ИЗЛОЖЕНИЕТО. Наемът на площ не включва изграждането на щандове и бунгала, художественото оформление, персонал, материали и други услуги. По писмена заявка на ИЗЛОЖИТЕЛЯ, може да му бъде предоставена ъглова (двустранно отворена) или централна (три- и четиристранно отворена) нето покрита изложбена площ срещу надценка от 15 % от наема за площта.
4.5. Оформянето на щанд на цялата покрита изложбена площ е задължително за всички ИЗЛОЖИТЕЛИ.
4.6. Изложбени конструкции на открито задължително се изграждат с дълбочина минимум 3 м, добре укрепени срещу вятър.
4.7. Наетата изложбена площ може да започне да се освобождава от експонати и щандов материал след 16.00ч. в деня на закриване на ИЗЛОЖЕНИЕТО.
5. Изграждане.
5.1. Изграждане на щандове и бунгала от ОРГАНИЗАТОРА.
По поръчка на ИЗЛОЖИТЕЛЯ, ОРГАНИЗАТОРЪТ предоставя услугата изграждане на щандове и бунгала с модулна алуминиева и с нестандартна конструкция, както и уникални щандове и бунгала. Заявките се конкретизират чрез Формуляр 4. Обзавеждане, помощен персонал и други услуги на заявените щандове/бунгала се заявява чрез Поръчка за обзавеждане – формуляр 5, който се изпраща едновременно с Формуляр 4
5.2. Изграждане на щандове и бунгала от ИЗЛОЖИТЕЛ или изпълнител.
5.2.1. Строителна такса.
ИЗЛОЖИТЕЛЯТ изгражда щандове и бунгала самостоятелно или чрез възлагане на друг изпълнител, като отношенията с Международен Панаир Пловдив АД се регламентират с договор за изграждане. С оглед покриване на общите разходи за ел. енергия и вода, за почистване на общите части и извозване на отпадъци, за ползване на инфраструктурата, за обща охрана и наблюдение от упълномощените служби през монтажния и демонтажния период, лицето, което изгражда щанда или бунгалото заплаща строителна такса съгласно Формуляр 4 на Международен Панаир Пловдив АД.
5.2.2. Заверка на проект.
Проектите за изграждане и оформление на щандовете/бунгалата се предоставят задължително за съгласуване с „Международен панаир Пловдив“ АД, като се заплаща такса заверка на проект на „Международен Панаир Пловдив“ АД, съгласно Формуляр 4. Техническите и финансови изисквания към тях са посочени в договора за изграждане на изложбени конструкции.
5.2.3. ОРГАНИЗАТОРЪТ има право да откаже сключването на договор за изграждане с лице, което изгражда щандове, бунгала или извършва други услуги, ако ФИРМАТА или ИЗЛОЖИТЕЛЯТ имат неизплатени финансови задължения към ОРГАНИЗАТОРА и/или „Международен Панаир Пловдив“ АД или ако проектите не отговарят на техническите изисквания и условия за безопасност.
5.2.4. Изграждането, художественото оформление и аранжирането на изложбените и рекламните площи трябва да бъдат завършени в рамките на регламентираното работно време в деня преди откриването на проявата.
5.2.5. Забранява се извършването на промени по стените, подовете, таваните и други конструктивни елементи на палатите и настилката на откритите площи, освен с писменото съгласие на „Международен панаир Пловдив“ АД. Всички щети, произтекли от виновно поведение на ИЗЛОЖИТЕЛЯ/ИЗПЪЛНИТЕЛЯ се отстраняват от него или от „Международен панаир Пловдив“ АД за сметка на ИЗЛОЖИТЕЛЯ/ИЗПЪЛНИТЕЛЯ.
5.2.6. Всички захранвания от главните ел. табла и ВиК се извършват от специалисти на „Международен панаир Пловдив“ АД и се заплащат съгласно Формуляр 10.
5.2.7. ОРГАНИЗАТОРЪТ съвместно с „Международен панаир Пловдив“ АД имат изключителното право да предоставят разрешение за всякакъв вид законосъобразна дейност на територията на изложбените площи след сключване на договор.
6. ОХРАНА. 6.1. ОРГАНИЗАТОРЪТ осигурява общата охрана на Изложението. За осигуряване на достъп до територията на „Международен панаир Пловдив“ АД и на ИЗЛОЖЕНИЕТО ИЗЛОЖИТЕЛЯТ изпраща на ОРГАНИЗАТОРА имената на своите представители/служители на щандове чрез Заявка за входни карти за изложители – Формуляр 8. ИЗЛОЖИТЕЛИТЕ и техният персонал няма да бъдат допускани в изложбените площи след часовете за посещение, определени в р.V. т. 2. Ако експонатите се нуждаят от специални охранителни мерки по време на изложението, ИЗЛОЖИТЕЛЯТ може да наеме охранителен персонал единствено чрез ОРГАНИЗАТОРА.
6.2. Забранява се преместването на експонати през часовете, в които е отворенао ИЗЛОЖЕНИЕТО. Ако се налага изнасяне и внасяне в палатата на леко стрелково оръжие, което е експонирано, същото задължително се проверява от Служба Военна полиция - МО. Правенето на филми и фотографии на експонати и щандове без писменото разрешение на ОРГАНИЗАТОРА е забранено.
6.3. Забранява се свободното движение на автомобили на територията на Международен панаир Пловдив. Паркирането се извършва само на изрично определените за целта места срещу пропуски за паркиране.
7. Необезпокояващо ползване.
7.1. Ползването на предоставеното под наем пространство не трябва да смущава и пречи на използването на заобикалящите го щандовe. При използване на озвучени материали, силата на звука следва да отговаря на общия звуков фон и да не създава проблеми на другите ИЗЛОЖИТЕЛИ. По всяко време на изложението ОРГАНИЗАТОРЪТ може да даде задължителни указания за незабавно спиране на съответното озвучаване, без да е необходимо да се мотивира и без да е необходимо да се съобразява с представените от ИЗЛОЖИТЕЛЯ доводи.
7.2. ИЗЛОЖИТЕЛИТЕ декларират, че няма да предприемат действия, които да нарушават добрите нрави, да представляват нелоялна конкуренция или да нарушават авторски и сродни права.
8. Противопожарни изисквания и охрана на труда.
8.1. ИЗЛОЖИТЕЛЯТ е длъжен да осигури спазването на правилата за безопасност, охранана труда и противопожарните правила лично и от страна на своите работници и/или тези на наети фирми, като всички неблагоприятни последици от неспазването им са за негова сметка. Задължението да застрахова персонала и техниката е в неговите отговорности.
8.2. Забранено е движението на експонати на собствен ход на територията на панаира извън изложбената площ на ИЗЛОЖИТЕЛЯ през времетраенето на проявата, освен с писмено разрешение от ОРГАНИЗАТОРA.
8.3. От съображения за противопожарна безопасност всеки ИЗЛОЖИТЕЛ трябва да импрегнира щандовия материал с противопожарно покритие и да представи сертификат, доказващ че материалите са импрегнирани. В противен случай ОРГАНИЗАТОРЪТ извършва импрегнирането за сметка на ИЗЛОЖИТЕЛЯ. ИЗЛОЖИТЕЛЯТ трябва да осигури свободен достъп до пожарните кранове и хидрантите. Ел. инсталацията на щандовете трябва да бъде съобразена с противопожарните изисквания в Р България. Забранено е складирането на празни опаковки и запалителни материали на/зад щанда.
9. Защита на личните данни.
9.1. Като администратор на лични данни МЕЖДУНАРОДЕН ПАНАИР ПЛОВДИВ АД обработва и съхранява данни на ИЗЛОЖИТЕЛИТЕ – физически лица, доколкото такива са предоставени от самите изложители към датата на заявка за участие. Данните за физически лица, които са публично достъпни по партидата на търговско дружество и които изложителят е направил публично достъпни в търговския регистър, воден от Агенция по вписванията се обработват от Международен Панаир Пловдив изцяло в съответствие с разпоредбите на Общия регламент за защита на личните данни и Политиката за поверителност и защита на личните данни на МЕЖДУНАРОДЕН ПАНАИР ПЛОВДИВ АД.
9.2. В заявките за участие в ИЗЛОЖЕНИЕТО се изисква единствено информация за физическото лице - ИЗЛОЖИТЕЛ, а когато ИЗЛОЖИТЕЛЯТ е фирма - данните на фирмата, съгласно публично достъпната информация в ТЪРГОВСКИЯ РЕГИСТЪР.
9.3. Информация, съдържаща лични данни за лица, наети от ИЗЛОЖИТЕЛЯ, както за негови клиенти, доставчици или лица, свързани по някакъв начин със съответния ИЗЛОЖИТЕЛ, МЕЖДУНАРОДЕН ПАНАИР ПЛОВДИВ АД не изисква и не събира.
9.4. Информация, която ИЗЛОЖИТЕЛ или ПОСЕТИТЕЛ по някакъв начин е предоставил на Международен панаир Пловдив и която не се изисква и не подлежи на съхраняване и обработка се унищожава в съответствие с установените правила за унищожаване и заличаване на лични данни.
9.5. При извършване на маркетингови проучвания, МЕЖДУНАРОДЕН ПАНАИР ПЛОВДИВ обработва лични данни единствено за целите на съответното проучване, като същите се събират възоснова на изрично съгласие при предоставено известие за поверителност.
9.6 Участниците в проучването попълват анкетна карта след предоставянето на информирано съгласие за участие и обработване на данни.
9.7. Всички лични данни, получени от МЕЖДУНАРОДЕН ПАНАИР ПЛОВДИВ във връзка с участието на изложителя в изложението, ще бъдат обработвани в съответствие с действащото законодателство само за конкретната цел и на посоченото основание, като ще бъдат предоставяни на трети лица за обработка за изпълнение на договорно или нормативно задължение, а когато целта за събиране на данни е директен маркетинг с изрично съгласие на ИЗЛОЖИТЕЛЯ.
10. Други.
10.1. Всеки от ИЗЛОЖИТЕЛИТЕ приема, че експонатите и продуктите, изложени от него, могат да бъдат заснемани и филмирани преди и по време на провеждане на ИЗЛОЖЕНИЕТО. Снимковия и филмовия материал могат да бъдат използвани за промотирането на ИЗЛОЖЕНИЕТО. В случай, че ИЗЛОЖИТЕЛ не желае негова търговска марка, лого, знак и т.н. да бъдат използвани от ОРГАНИЗАТОРА в материалите и мероприятията разгласяващи и представящи ИЗЛОЖЕНИЕТО, той трябва да заяви това писмено до началото на деня предхождащ деня на откриване ИЗЛОЖЕНИЕТО.
10.2. Всеки от ИЗЛОЖИТЕЛИТЕ се съгласява подадените от него данни за наименование, адрес и седалище, предмет на дейност и т.н. да бъдат публикувани в книжния и онлайн каталог на изложението.
VI. ДОПЪЛНИТЕЛНИ УСЛУГИ1. Пресцентър.
Панаирният пресцентър обслужва акредитирани журналисти, като предлага телефон, факс и всичко необходимо за пресконференции, срещи и дискусии между журналисти и ИЗЛОЖИТЕЛИ.
2. Демонстрации.
2.1.ОРГАНИЗАТОРЪТ дава възможност за демонстрации на излаганите експонати на определени за тази цел места. Изложителят заявява желанието си за демонстрация във Формуляр 2B
2.2. Участието на ИЗЛОЖИТЕЛ в демонстрационни стрелби организирани извън територията на МЕЖДУНАРОДЕН ПАНАИР ПЛОВДИВ се извършва чрез изпращането на Заявка за участие в демонстрационни стрелби – Формуляр 2А и Приложението към него.
3. Изложбен каталог и информационна система (ИС).
ОРГАНИЗАТОРЪТ съвместно с „Международен панаир Пловдив“ АД публикуват книжен и онлайн каталог на ИЗЛОЖИТЕЛИТЕ, публикуват списък на всички участници в своите Интернет страници и поддържат информационна система за тях. ОРГАНИЗАТОРЪТ и „Международен панаир Пловдив“ АД не носят отговорност за верността на данните, предоставени от изложителя. Включването в каталога и ИС на адрес на фирмата, телефон, факс, електронна поща, интернет адрес, до два бранша и текстова информация до 50 знака е задължително и безплатно за всички ИЗЛОЖИТЕЛИ и ПОДИЗЛОЖИТЕЛИ, като данните се вземат от заявката за участие (Формуляр 1 или 1В). При необходимост от промяна и/или допълване на тези данни се попълва и изпраща в определения срок Формуляр 3. Отпечатването на запазената марка (лого) в книжния и онлайн каталог, включването на повече от 2 бранша и текстова информация над 50 знака в книжния каталог и в ИС се заплаща съгласно Формуляр 3 и също се заявява в определения срок.
4. Презентации, семинари, симпозиуми.
ОРГАНИЗАТОРЪТ съвместно с „Международен панаир Пловдив“ АД предоставя на ИЗЛОЖИТЕЛИТЕ/ПОСЕТИТЕЛИТЕ под наем зали и технически средства за провеждане на презентации, семинари, симпозиуми, делови срещи и др. съпътстващи мероприятия. За целта ИЗЛОЖИТЕЛИТЕ/ПОСЕТИТЕЛИТЕ сключват договор с ОРГАНИЗАТОРА чрез писмено попълване на Заявка за наемане на зали и технически средства - Формуляр 7. Заявените мероприятия се обявяват на интернет страниците на Организатора и „Международен панаир Пловдив“ АД
5. Спедиторски услуги.
5.1. ОРГАНИЗАТОРЪТ съвместно с „Международен панаир Пловдив“ АД извършва:
-товаро-разтоварни операции (Формуляр 15);
-уреждане на митнически формалности;
-превоз и лагеруване на амбалаж и контейнери;
-превоз и лагеруване на експонати в склад под митнически контрол
За заявяване на транспортни услуги се използва Поръчка за транспортни услуги – Формуляр 15
5.1. Не се разрешава самостоятелна товаро-разтоварна обработка на изложбените стоки, както и достъп, респективно ползване на собствени или наети от ИЗЛОЖИТЕЛЯ механични средства (кранове, мотокари и др.). Разходите за този вид услуги се изчисляват и заплащат по специална тарифа, валидна за всички международни прояви, провеждани на територията на „Международен панаир Пловдив“ АД, която се предоставя (изпраща) на ИЗЛОЖИТЕЛЯ при поискване.
6. Застраховане.
ИЗЛОЖИТЕЛЯТ носи риска и отговорността за транспортиране, съхранение и излагане на експонатите и щандовия материал. За да гарантира своите интереси, той трябва да застрахова имуществото си срещу всякакви рискове за времето на престоя им на Изложбата.
7. Митнически формалности.
Митническото оформяне на временния внос и износ може да се извърши чрез специализираната служба при „Международен панаир Пловдив“ АД и/или чрез упълномощена от Международен панаир Пловдив спедиторска фирма, които са гаранти пред Митницата. Чуждестранните ИЗЛОЖИТЕЛИ трябва да имат разрешение за участие в изложения или разрешение за временен внос на стоки, издадено от Междуведомствената комисия за експортен контрол и неразпространение на оръжия за масово унищожаване. Изнасянето на експонати под митнически контрол от изложбените площи е възможно само с разрешение от митническите органи. При неспазване на това условие ИЗЛОЖИТЕЛИТЕ се санкционират от Митницата с предвидените глоби, такси и мита.
VII. ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИВ отношенията между страните, при сключване на договор по настоящите Общи условия, важи българското материално право.
Всички спорове, възникнали между ОРГАНИЗАТОРА и ИЗЛОЖИТЕЛЯ, от друга страна, се решават чрез преговори, при необходимост и със съдействие на ПАНАИРА като ОСНОВЕН ПАРТНЬОР.
При непостигане на споразумение спорът се отнася до компетентния български съд. Когато се налага запор върху експонати, приложим е българският Гражданско-процесуален кодекс.
ОРГАНИЗАТОРЪТ на изложението си запазва правото да извършва промени или да актуализира Общите условия за участие, формулярите и тарифите, за което уведомява изложителите на интернет страницата на изложението httр://www.hemusbg.org, като публикува изменените общи условия, формуляри и тарифи. При изменения/актуализация, същите продължават действието си в последната им актуална редакция. Краен срок за извършване на промени или актуализации – до 20 календарни дни преди началото на изложението.
Настоящите общи условия се отпечатват на български и английски език. При решаване на спорове за достоверен се приема текстът на български език.
